DaycareDesk Privacy Policy

Last updated: October 23, 2026

DaycareDesk is an app that childcare centres and home daycares use for enrollment, forms, attendance, daily reports, messages and payments. It is provided by VEER, a sole proprietorship in Ontario, Canada ("we"). This policy explains what information DaycareDesk holds, why, where it is stored and the choices you have.

Who is responsible

Each daycare decides what information it collects about its families and staff and is responsible for it. We host and process that information for the daycare, only to provide DaycareDesk. If you are a parent, your daycare is your first contact for questions about your child's records. You can also contact us (see the end).

What information DaycareDesk holds

• Accounts: name, email address, phone number, the daycare and role (owner, staff or parent), and a staff PIN for shared classroom tablets (stored scrambled).
• Children: name, date of birth, classroom, start date, allergies, medications, medical notes and doctor, forms and signatures, attendance and absences, daily log entries (meals, naps, diapers, activities, notes), photos the daycare chooses to share, and daily reports.
• Families and contacts: parents' names and contact details, people allowed to pick up and emergency contacts (name, relationship, phone, photo).
• Enrollment: information families enter in the daycare's online application.
• Messages and announcements between the daycare and families.
• Payments: amount, month, how it was paid, date, notes, the screenshot or receipt picture a parent adds, and year-end receipts. DaycareDesk does not process card payments and never stores card or bank numbers.
• Device information: a notification address for each phone or browser where notifications are turned on, and basic technical logs needed to run the service securely.

How it is used

Only to provide DaycareDesk to the daycare and its families: showing each person what they are allowed to see, sending notifications they chose, producing reports and receipts, keeping the service secure, and providing support. We do not sell personal information, we do not show ads, and we do not use children's information for any other purpose.

Who can see what

• Parents see only their own children's information.
• Teachers see the children of their own classrooms.
• Daycare owners and administrators see their daycare's information.
• Payment records are visible only to the daycare's owners/administrators and to the child's parents, not to teachers.

Where it is stored and who helps us

DaycareDesk runs on Google Firebase (Google Cloud). The database, photos and files are stored in Montréal, Canada (region northamerica-northeast1). Google acts as our service provider. Notifications are delivered through Firebase Cloud Messaging and, on iPhone, Apple Push Notifications. Information is encrypted in transit and at rest, and access is controlled by security rules that are tested before every update.

How long it is kept

Information is kept while the daycare uses DaycareDesk. When a child leaves, the record stays with the daycare for its own record-keeping obligations until the daycare deletes it. When a daycare stops using DaycareDesk, its information is deleted within 90 days, except where the law requires us to keep something longer.

Your choices and rights

• You can see and correct much of your own and your child's information in the app.
• You can turn each kind of notification on or off.
• You can ask for access to, correction of, or deletion of personal information, or a copy of it. Ask your daycare, or write to us; we will reply within 30 days.
• In Quebec, you have the rights given by the Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25). Elsewhere in Canada, PIPEDA or provincial law applies. You may also complain to the privacy commissioner of your province or of Canada.

Children

DaycareDesk accounts are for adults (daycare staff and parents or guardians). Children do not use the app. Information about children is entered by their parents or the daycare.

Security incidents

If a security incident risks serious harm, we will inform the daycare, affected people and the authorities as the law requires.

Changes

We will post any change here with a new date, and tell daycares in the app about important changes.

Contact – person in charge of privacy

Anand Raj, VEER – anandekraj@gmail.com

Politique de confidentialité de DaycareDesk

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026

DaycareDesk est une application que les centres de la petite enfance et les services de garde en milieu familial utilisent pour l'inscription, les formulaires, les présences, les rapports quotidiens, les messages et les paiements. Elle est fournie par VEER, entreprise individuelle de l'Ontario, Canada (« nous »). Cette politique explique quels renseignements DaycareDesk conserve, pourquoi, où ils sont hébergés et les choix dont vous disposez.

Qui est responsable

Chaque service de garde décide des renseignements qu'il recueille sur ses familles et son personnel et en est responsable. Nous hébergeons et traitons ces renseignements pour le service de garde, uniquement pour fournir DaycareDesk. Si vous êtes parent, adressez-vous d'abord à votre service de garde pour toute question sur le dossier de votre enfant. Vous pouvez aussi nous écrire (voir la fin).

Renseignements conservés

• Comptes : nom, courriel, téléphone, service de garde et rôle (propriétaire, personnel ou parent), et NIP du personnel pour les tablettes partagées (conservé brouillé).
• Enfants : nom, date de naissance, groupe, date de début, allergies, médicaments, notes médicales et médecin, formulaires et signatures, présences et absences, journal quotidien (repas, siestes, couches, activités, notes), photos que le service de garde choisit de partager, et rapports quotidiens.
• Familles et contacts : nom et coordonnées des parents, personnes autorisées à venir chercher l'enfant et contacts d'urgence (nom, lien, téléphone, photo).
• Inscription : renseignements saisis par les familles dans le formulaire en ligne.
• Messages et annonces entre le service de garde et les familles.
• Paiements : montant, mois, mode de paiement, date, notes, capture d'écran ou photo du reçu ajoutée par le parent, et reçus de fin d'année. DaycareDesk ne traite aucun paiement par carte et ne conserve jamais de numéro de carte ou de compte bancaire.
• Appareils : une adresse de notification pour chaque téléphone ou navigateur où les notifications sont activées, et les journaux techniques nécessaires à la sécurité.

Utilisation

Uniquement pour fournir DaycareDesk au service de garde et à ses familles : montrer à chacun ce qu'il a le droit de voir, envoyer les notifications choisies, produire les rapports et reçus, assurer la sécurité et offrir du soutien. Nous ne vendons aucun renseignement personnel, n'affichons aucune publicité et n'utilisons les renseignements des enfants à aucune autre fin.

Qui voit quoi

• Les parents voient seulement les renseignements de leurs propres enfants.
• Les éducatrices et éducateurs voient les enfants de leurs groupes.
• Les propriétaires et administrateurs voient les renseignements de leur service de garde.
• Les paiements ne sont visibles que par les propriétaires/administrateurs et les parents de l'enfant, pas par le personnel éducateur.

Hébergement et fournisseurs

DaycareDesk fonctionne sur Google Firebase (Google Cloud). La base de données, les photos et les fichiers sont hébergés à Montréal, Canada (région northamerica-northeast1). Google agit comme notre fournisseur de services. Les notifications passent par Firebase Cloud Messaging et, sur iPhone, par le service de notifications d'Apple. Les renseignements sont chiffrés en transit et au repos, et l'accès est contrôlé par des règles de sécurité testées avant chaque mise à jour.

Durée de conservation

Les renseignements sont conservés tant que le service de garde utilise DaycareDesk. Quand un enfant quitte, le dossier reste au service de garde pour ses propres obligations de conservation jusqu'à ce qu'il le supprime. Quand un service de garde cesse d'utiliser DaycareDesk, ses renseignements sont supprimés dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale contraire.

Vos choix et vos droits

• Vous pouvez consulter et corriger une grande partie de vos renseignements et de ceux de votre enfant dans l'application.
• Vous pouvez activer ou désactiver chaque type de notification.
• Vous pouvez demander l'accès, la rectification, la suppression ou une copie de vos renseignements personnels. Adressez-vous à votre service de garde ou écrivez-nous; nous répondrons dans un délai de 30 jours.
• Au Québec, vous avez les droits prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Ailleurs au Canada, la LPRPDE ou la loi provinciale s'applique. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du commissaire à la protection de la vie privée compétent.

Enfants

Les comptes DaycareDesk sont réservés aux adultes (personnel et parents ou tuteurs). Les enfants n'utilisent pas l'application. Les renseignements les concernant sont saisis par leurs parents ou par le service de garde.

Incidents de confidentialité

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en informerons le service de garde, les personnes concernées et les autorités, comme la loi l'exige.

Modifications

Toute modification sera publiée ici avec une nouvelle date, et les changements importants seront annoncés aux services de garde dans l'application.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Anand Raj, VEER – anandekraj@gmail.com